Dzielenie się wiedzą w XXI wieku – jak do tego podejść

We współczesnym świecie wiedza zyskała wartość równą kapitałowi. Społeczeństwo informacyjne uczyniło z niej z jednej strony walutę, z drugiej zaś – sposób na budowanie wspólnot, wymieniających się doświadczeniami i kolektywnie kreujących rzeczywistość. Tworzenie wiedzy, gromadzenie i właściwe nią zarządzanie, decyduje o pozycji zarówno jednostek, jak i przedsiębiorstw.

Artykuł poradnikowy

Wzajemne przekazywanie sobie wiedzy pomiędzy pracownikami pozwala lepiej realizować cele przedsiębiorstwa. Dzięki wymianie wiadomości pomiędzy różnymi działami i członkami zespołów, usprawniamy procesy i polepszamy skuteczność działania. Dlaczego? Przede wszystkim dlatego, że nie musimy „wymyślać koła na nowo”. Wdrażanie w życie kolejnych projektów powoduje, że zyskujemy określone informacje na temat tego, jakie narzędzia są najskuteczniejsze, jak unikać błędów oraz co robić w sytuacjach kryzysowych. Brak zarządzania tą wiedzą, a więc zaniechanie jej gromadzenia i odpowiedniej dystrybucji, znacznie utrudnia realizację kolejnych zadań. Co więcej – tempo zmian zachodzących na rynku wymusza na przedsiębiorstwach stałe ulepszanie produktów i usług, a to nieodłącznie wiąże się z poprawą procedur. Rozwój firmy nie jest możliwy bez poszerzania wiedzy i jej dystrybucji w organizacji.

Po pierwsze: stwórz sprzyjające warunki

By dzielić się wiedzą i budować inteligencję przedsiębiorstwa, pracownicy potrzebują określonego środowiska. Trudno oczekiwać, że w firmie skutecznie wdrożymy system wymiany informacji, jeśli zespół nie będzie miał na to czasu lub, co gorsza, nie będzie ufał przełożonym i kolegom. Budowa właściwej kultury zarządzania to klucz do efektywnego przepływu wiedzy.

Po drugie: określ cele wymiany wiedzy

Nie sposób dotrzeć dokądkolwiek, kiedy nie wie się, dokąd się zmierza. Dlatego wdrożenie każdego systemu należy poprzedzić określeniem jego celu. Pomoże nam w tym odpowiedź na kilka pytań: co chcemy zyskać poprzez dzielenie się wiedzą? Jakich informacji szukamy? Jakie problemy ma rozwiązywać wymiana wiedzy? Jakich obszarów ma dotyczyć?

Po trzecie: zapewnij narzędzia

W zależności od rodzaju wiedzy, jej wymiana może odbywać się za pośrednictwem różnych środków. W przypadku danych, tabel i wykresów, warto posiłkować się technologią, która pozwoli nam zbudować przydatne bazy informacji i mapy wiedzy, z których skorzystać może wiele osób jednocześnie. W pracy projektowej, bardzo pomocna jest np. metoda lesson learned, w której doświadczenia z jednego projektu, spisane i odpowiednio zanalizowane, służą realizacji kolejnych. Wiedzę nieformalną, czyli talent, efekt szkoleń i informacji zbieranych indywidualnie przez pracowników, najłatwiej wymieniać poprzez komunikację bezpośrednią, np. w formie „burzy mózgów” czy coachingów wewnątrzgrupowych.

Po czwarte: monitoruj efekty

Warto na bieżąco przyglądać się skuteczności podejmowanych działań, by móc je w razie potrzeby poddać niezbędnym modyfikacjom. Obserwujmy, czy dane narzędzia są właściwie wykorzystywane i czy istnieje możliwość poprawy ich skuteczności. Podczas wdrożenia systemu przekazywania wiedzy możemy napotkać na różne problemy, wynikające z rozmaitych czynników, jak:

· konkurencja pomiędzy pracownikami,

· skostniałe praktyki zarządzania,

· zła atmosfera w pracy,

· brak odpowiednich narzędzi.

Dlatego warto monitorować te zagadnienia i na bieżąco szukać skutecznych rozwiązań.

Dlaczego warto dzielić się wiedzą?

Wymienianie się wiedzą w przedsiębiorstwie przynosi szereg korzyści zarówno dla firmy, jak i pracowników.

Przedsiębiorstwa zyskują:

· sprawną realizację zadań – dobrze zorganizowana wymiana wiedzy (jak to zrobić, gdzie można znaleźć informacje na ten temat) sprzyja efektywności pracy i przyspiesza realizację projektów;

· redukcję kosztów – gromadzenie, segregowanie wiedzy i łatwy do niej dostęp zmniejszają nakłady na pozyskiwanie „know how”;

· większą innowacyjność firmy – zwiększanie inteligencji przedsiębiorstwa przyczynia się do udoskonalania procedur i produktów;

· wzrost konkurencyjności – lepszy produkt i usługi to lepsza pozycja na rynku.

Korzyści dla pracowników to przede wszystkim:

· podnoszenie kwalifikacji i większa konkurencyjność na rynku pracy;

· rozwój osobisty – samorealizacja zajmuje przecież najwyższe miejsce w piramidzie potrzeb Masłowa;

· oszczędność czasu – zespół nie traci cennych godzin na szukanie odpowiedzi, które już kiedyś przecież padły;

· poczucie wspólnego celu i dobra atmosfera w zespole – pracownicy są bardziej solidarni;

· zadowolenie z siebie – radość z pracy i własnych możliwości.

Jak widać strategiczne miejsce w procesie dzielenia się wiedzą zajmuje budowa odpowiedniej kultury organizacji i tworzenie atmosfery zaufania. Nawet najbardziej zaawansowana technologia nie zastąpi komunikacji człowieka z człowiekiem. Kluczem do sukcesu jest bowiem połączenie transferu informacji z przepływem emocji. Na tej bazie zbudujemy wartość, którą nazwać możemy inteligencją przedsiębiorstwa, a ta przełoży się na wymierny zysk.